要成功地處理客戶投訴，先要找到最合適的方式與客戶進行交流。很多客服小伙伴們都會有這樣的感受，客戶在投訴時會表現出情緒激動、憤怒，甚至對你破口大罵。

此時，你要明白，這實際上是一種發泄，把自己的怨氣、不滿發泄出來，客戶憂郁或不快的心情便得到釋放和緩解，從而維持了心理平衡。這個時候客戶最希望得到的是同情、尊重和重視，因此你應立即向其表示道歉，并采取相應的措施。

一、快速反應

顧客認為商品有問題，一般會比較著急，怕不能得到解決，而且也會不太高興。

這個時候要快速反應，記下他的問題，及時查詢問題發生的原因，及時幫助顧客解決問題。

有些問題不是能夠馬上解決的，也要告訴顧客我們會馬上給您解決，現在就給您處理………

反應越快，處理的越迅速完美解決的幾率就越大，往往很多投訴都是沒有及時處理導致客戶生氣的。

二、熱情接待

如果顧客收到東西后過來反映有什么問題的話，要熱情的對待，要比交易的時候更熱情，這樣買家就會覺得你這個賣家好，不是那種虛偽的，剛開始的時候很熱情，等錢收到之后呢，就愛理不理的那種。對于愛理不理的那種，買家就會很失望，即使東西再好，他們也不會再來了。

三、表示愿意提供幫助

“讓我看一下該如何幫助您，我很愿意為您解決問題。”

正如前面所說，當客戶正在關注問題的解決時，客服人員應體貼地表示樂于提供幫助，自然會讓客戶感到安全、有保障，從而進一步消除對立情緒，形成依賴感。

親您放心的，麻煩您將照片發我一下，不管怎么樣咱們家都會給您滿意的解決好噠~

四、引導客戶思緒

我們有時候會在說道歉時感到不舒服，因為這似乎是在承認自己有錯。其實，“對不起”或“很抱歉”并不一定表明你或公司犯了錯，這主要表明你對客戶不愉快經歷的遺憾與同情。

不用擔心客戶因得到你的認可而越發強硬，認同只會將客戶的思緒引向解決方案。同時，我們也可以運用一些方法來引導客戶的思緒，化解客戶的憤怒：

1、轉移話題

當對方按照他的思路在不斷地發火、指責時，可以抓住一些其中略為有關的內容扭轉方向，緩和氣氛。

客戶：“你們知不知道這樣很耽誤我使用阿，我要帶著去旅游的”

客服經理：“我理解您，您是要去哪里旅行呢”

客戶：“最近天氣不錯，想去海南。”

2、間隙轉折

暫時停止對話，特別是你也需要找有決定權的人做一些決定或變通：

“稍候，讓我來和高層領導請示一下，我們還可以怎樣來解決這個問題哈。”

3、給定限制

有時你雖然做了很多嘗試，對方依然出言不遜，甚至不尊重你的人格，你可以轉而采用較為堅定的態度給對方一定限制：

“親真的非常抱歉給您造成這次不愉快的購物，我們真心是想給您解決問題，但是您現在也是在氣頭上不便于我們交流，您看晚點我們再聯系您可以嗎?”

五、認真傾聽

顧客投訴商品有問題，不要著急去辯解，而是要耐心聽清楚問題的所在，然后記錄下顧客的用戶名，購買的商品，這樣便于我們去回憶當時的情形。和顧客一起分析問題出在哪里，才能有針對性的找到解決問題的辦法。

在傾聽客戶投訴的時候，不但要聽他表達的內容還要注意他的語調與音量(文字語氣等)，這有助于了解客戶語言背后的內在情緒。同時，要通過解釋與澄清，確保你真正了解客戶的問題。

“王先生，來看一下我的理解是否正確。您是說，您一個月前買了我們的手機，但發現有時會無故死機。您已經到我們的手機維修中心檢測過，但測試結果沒有任何問題。今天，此現象再次發生，您很不滿意，要求我們給您更換產品。

”總結復述一遍問題，讓客戶核實一下并且知道你已經了解問題起因和經過”

認真傾聽客戶，向客戶解釋他所表達的意思并請教客戶我們的理解是否正確，都是向客戶表明了你的真誠和對他的尊重。同時，這也給客戶一個重申他沒有表達清晰意圖的機會。

六、認同客戶的感受

客戶在投訴時會表現出煩惱、失望、泄氣、憤怒等各種情感，你不應當把這些表現理解成是對你個人的不滿。特別是當客戶發怒時，你可能會想：“我的態度這么好，憑什么對我發火?”要知道，憤怒的情感通常都會潛意識中通過一個載體來發泄。你一腳踩在石頭上，會對石頭發火，飛起一腳踢遠它，盡管這不是石頭的錯。因此，客戶僅僅是把你當成了發泄對象而已。

客戶的情緒是完全有理由的，理應得到極大的重視和最迅速、合理的解決。所以你要讓客戶知道你非常理解他的心情，關心他的問題：“王先生，對不起，讓您感到不愉快了，我非常理解您此時的感受。”

無論客戶是否永遠是對的，至少在客戶的世界里，他的情緒與要求是真實的，客服只有與客戶的世界同步，才有可能真正了解他的問題，找到最合適的方式與他交流，從而為成功的投訴處理奠定基礎。

七、安撫和解釋

首先我們要站在顧客的角度想問題，顧客一般總不會無理取鬧的，她來反映一個問題的話，我們要先想一下，如果是自己遇到這個問題會怎么做，怎么解決，所以要跟顧客說，“我同意您的看法”，“我也是這么想的”這樣顧客會感覺到你是在為她處理問題，這樣也會讓顧客對你的信任更多，要和顧客站在同一個角度看待問題， 比如說一些“是不是這樣子的呢”，“您覺得呢”。

還有在溝通的時候稱呼也是很重要的，一個客服的話，那么肯定是有一個團隊的，團隊不是只有一個人的，所以對自己這邊的稱呼要以“我們”來稱呼，和顧客也可以用“我們”來說的，“我們分析一下這個問題”，“我們看看………”這樣會更親近一些的，對顧客也要以 “您”來稱呼，不要一口一個“你”，這樣既不專業，也沒禮貌。

八、誠懇道歉

不管是因為什么樣的原因造成顧客的不滿，都要誠懇的向顧客致歉，對因此給顧客造成的不愉快和損失道歉。如果你已經非常誠懇的認識到自己的不足，顧客一般也不好意思繼續不依不饒。

九、提出補救措施

對于顧客的不滿，要能及時提出補救的方式，并且明確的告訴顧客，讓顧客感覺到你在為他考慮，為他彌補，并且你很重視他的感覺。一個及時有效的補救措施，往往能讓顧客的不滿化成感謝和滿意。

針對客戶投訴，每個公司都應有各種預案或解決方案。客服人員在提供解決方案時要注意以下幾點：

1.為客戶提供選擇

通常一個問題的解決方案都不是惟一的，給客戶提供選擇會讓客戶感到受尊重，同時，客戶選擇的解決方案在實施的時候也會得到來自客戶方更多的認可和配合。

2.誠實地向客戶承諾

因為有些問題比較復雜或特殊，客服人員不確信該如何為客戶解決。如果你不確信，不要向客戶作任何承諾，誠實地告訴客戶，你會盡力尋找解決的方法，但需要一點時間，然后約定給客戶回話的時間。你一定要確保準時給客戶回話，即使到時你仍不能解決問題，也要向客戶解釋問題進展，并再次約定答復時間。你的誠實會更容易得到客戶的尊重。

3.適當地給客戶一些補償

為彌補公司操作中的一些失誤，可以在解決問題之外，給客戶一些額外補償。很多企業都會給客服人員一定授權，以靈活處理此類問題。但要注意的是：將問題解決后，一定要改進工作，以避免今后發生類似的問題。有些處理投訴的部門，一有投訴首先想到用小恩小惠息事寧人，或一定要靠投訴才給客戶應得的利益，這樣不能從根本上減少此類問題的發生

十、通知顧客并及時跟進

給顧客采取什么樣的補救措施，現在進行到哪一步，都應該告訴給顧客，讓他了解你的工作，了解你為他付出的努力。顧客當發現商品出現問題后，首先擔心能不能得到解決，其次擔心需要多長時間才能解決，當顧客發現補救措施及時有效，而且商家也很重視的時候，就會感到放心。

處理投訴其實很簡單，將心比心，保持個人心態不要跟客戶發生不必要的爭吵，多說“對不起”，“很抱歉”，“非常理解您的感受”等，多說致歉的語氣并不代表是我們的問題，而是讓客戶平息怒氣從而更好的解決問題。

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