要成功地處理客戶投訴，先要找到最合適的方式與客戶進行交流。很多客服人員都會有這樣的感受，客戶在投訴時會表現出情緒激動、憤怒，甚至對你破口大罵。
此時，你要明白，這實際上是一種發泄，把自己的怨氣、不滿發泄出來，客戶憂郁或不快的心情便得到釋放和緩解，從而維持了心理平衡。此時，客戶最希望得到的是同情、尊重和重視，因此你應立即向其表示道歉，并采取相應措施。
1、快速反應
顧客認為商品有問題，一般會比較著急，怕不能得到解決，而且也會不太高興。這個時候要快速反應，記下他的問題，及時查詢問題發生的原因，及時幫助顧客解決問題。有些問題不是能夠馬上解決的，也要告訴顧客我們會馬上給您解決，現在就給您處理………
2、熱情接待
如果顧客收到東西后過來反映有什么問題的話，要熱情地對待，要比交易的時候更熱情，這樣買家就會覺得你這個賣家好，不是那種虛偽的，剛開始的時候很熱情，等錢收到之后呢，就愛理不理的那種。對于愛理不理的那種，買家就會很失望，即使東西再好，他們也不會再來了。
3、表示愿意提供幫助
“讓我看一下該如何幫助您，我很愿意為您解決問題。”正如前面所說，當客戶正在關注問題的解決時，客服人員應體貼地表示樂于提供幫助，自然會讓客戶感到安全、有保障，從而進一步消除對立情緒，形成依賴感。
4、誠懇道歉
不管是因為什么樣的原因造成顧客的不滿，都要誠懇的向顧客致歉，對因此給顧客造成的不愉快和損失道歉。如果你已經非常誠懇地認識到自己的不足，顧客一般也不好意思繼續不依不饒。
5、提出補救措施
對于顧客的不滿，要能及時提出補救的方式，并且明確地告訴顧客，讓顧客感覺到你在為他考慮，為他彌補，并且你很重視他的感覺。一個及時有效的補救措施，往往能讓顧客的不滿化成感謝和滿意。
售后用語：
1、您好，請問我們的產品或服務有什么地方讓你不滿意嗎?
2、很抱歉給您添麻煩了，由于快遞公司的原因給您帶來不便，我們表示深深的歉意，我們公司實現無條件退換商品，請您放心，我們一定會給您一個滿意的答復。
3、親您好，有關退換貨，發貨及快遞問題請聯系我們的專業售后客服，她們會為親處理的，如果沒有聯系您，望親耐心等候，感謝您的支持和理解!
4、非常感謝您提出的寶貴建議，我會在第一時間將您的問題反映給相關負責人，給您一個滿意的答復。
5、假如我們的工作給您帶來不便，請您原諒，希望您可以告訴我具體情況，以便我們及時改進及處理。
6、非常感謝您一直支持XX，我們的成長需要大家的鼓勵與指導，我們在很多地方做得不夠完善，給您帶來不便表示真誠的道歉。
7、親 請您放心，我們公司會給您一個滿意的解決方式，但您需要配合的是：發送有質量問題或受損壞的商品圖案照片給我們客服人員核對一下哦!
8、親 您認為瑕疵不可以接受，根據您的照片情況，您可以選擇退貨或者是給您補發，給您添麻煩了，請接受我的歉意!
1、親 您好，真的很抱歉，由于我們打包人員的工作失誤，給您發錯了貨;您可以把產品寄回嗎?我們收到貨后，會給您寄去您選購的產品!感謝您的諒解和支持!
2、親 您好!本店銷售商品未經使用，支持7天無理由退換貨，24小時內提出退換貨要求，7日內退回公司;但是由于是個人不喜歡原因進行退換貨的，來回的運費是由您來承擔哦!
3、親看下能接受嗎?如果不影響使用和外觀的話我這邊向主管申請退您一點維修費，麻煩您自己拿到當地修包包的地方去維修一下。您可以申請部分退款或是我們直接打到您支付寶里去(還麻煩您給我們好評哦)給您造成的麻煩真的是很抱歉，我們以后一定加以改正和注意，謝謝親了
4、我們不收到付件的，因為到付比寄付貴很多。麻煩親先幫我們墊付一下發回的郵費，該我們承擔的郵費我們會出的，親放心哦。親可以寄圓通或是申通快遞，不要寄順豐和EMS哦
5、親 現在返回的運費您那里先墊付 檢測之后 如果是產品問題，公司會承擔從您普通郵政/普通快遞的運費，會通過支付寶退給您的哦! 公司不簽收到付件的哦!給您添麻煩了!
6、親 寄回來的時候!請提供快遞單號哦!麻煩您在產品里面留下退換貨原因或旺旺哦以及憑證，便于我方查詢以及給親退換貨哦!
