1、不到萬不得已，不要出現否定形式
我們無法確保自己總是百分之百正確，也不想“禍從口出”在導致投訴，所以最好的辦法就是用委婉的態度表達出自己不同的看法。首先，客戶收到拒絕的話，不管是不是合理的，肯定會不愉快，有時候可以換一種說話的方式。比如：“我覺得這個建議很好，但是，這個方案....，也許會更好.…..”，“您好，我感到很抱歉......，我建議您可以這樣.......”
2、溝通講究邏輯、分層級
在溝通中要帶有目的和結果的去說話。第一句話就讓別人知道你講話的重點是什么，然后用第一點、第二點、第三點的方式逐次澄清你的思想，最后再做一個總結。比如：“我有什么可以幫助您的呢?”(了解對方的目的)，“您目前有這兩個解決方案，您看那個比較合適呢?”(給出處理方案)，“好的，我現在幫您處理.....,非常感謝您的意見”(總結)
3、“閉嘴”也是溝通的一種方式
在工作場合，最能說的那個人不代表就是最能干的那個人。在不對的時機、不對的場合和不對的人面前，有時候保持沉默遠勝過千言萬語。尤其是遇見那些無理取鬧的客戶，千萬不要與他爭辯。你要知道爭論是永遠無止境的，與一個鉆牛角的人是無法進行正常對話的。你可以任由他發泄，等他想起咨詢你的看法后，你可以再給出合理的解釋。比如：“好的，您的問題我了解了，目前關于這方面的規定是.....”，“您說的這個只能......，問題是......”
4、主動表達幫助客戶的意愿
站在客戶的立場上，他一定會認為他的問題是最重要、最緊急的。這個時候，主動表達愿意解決他的問題意愿，能讓客戶更加認可你。我們如果能夠主動發現客戶的需求，并想辦法滿足它，會有效提高溝通效率。比如：“您是否遇到的是這個問題.......,建議您可以這樣解決......”，“請問您需要什么幫助，我怎么才可以幫助您呢”
1、先表達態度，后解決問題
首先你要學會要以平常心對待問題，其次學會換位思考，再者要學會尊重客戶。本質上來說就是“站在客戶的角度思考問題”在與客戶談話的時候，不能一個勁地只表明我自己的看法“我認為是這樣的.....”這只會使對方反感和厭煩?？偠灾獱I造一種積極的氣氛，給客戶的感覺是：平等的、友好的。比如：“您的看法是怎么樣的呢?.......”，“您的心情我理解，我真心希望我能幫助您處理好問題......”
2、好聽的話更具有力量
恰到好處的贊揚，是一種贏得人心的有效方法，它可以提高別人的自尊，從而獲得別人的善意。學會使用贊美，是一種博得好意與維系好意的最有效的方法。比如：”您提出的這個問題真的是太好了.....”，“您真的太棒了.......，非常感謝您提出意見”
3、道歉也是一種藝術
如果處理客戶問題時中不慎出錯、失言或考慮不周時，應誠懇致歉，不應欺瞞躲閃。但道歉應適度，讓對方明白你內疚的心情和愿意把問題處理好的態度誠懇即可。
并且道歉應有事實依據，認錯不宜夸張，適實適事，尤其是當客戶也有責任時不應大包大攬錯誤，否則會帶來不必要的損失。
比如：“您好，對于這個問題我感到很抱歉”，“對不起，我這邊馬上處理好您的問題......”
4、不要真的以為你聽懂了
有效的傾聽是建立和諧人際關系的關鍵之一。人都需要被傾聽，無論是出于對自己的情感考慮，還是為了達成人與人之間的理解。相互理解才能建立信任的關系，而要理解對方意圖必須要認真地傾聽。
很多時候，我們以為我們聽懂了，而這往往是誤解的的產生，如何確保做好這一點呢?復述與確認的技巧是非常重要的。
比如：“您好，跟您核對一下，您所遇到的問題是.......”，“您是遇到這樣問題嗎?首先是....”
5、控制情緒是好好說話的前提
謙恭、沉著、冷靜的表現令你看起來更有自信、更值得人敬重。我看到的事實是什么?(客戶是對我發泄情緒嗎?)，我的需求是什么?(將問題處理好)，最后導致的結果是什么?(情緒發泄有利還是有益?)，所以面對客戶的指責時要避免情緒化，更不要將不滿的情緒表露出在言語里面，更不要向客戶解釋你的行為，即便過錯方不在你，也要把“理”讓給客人。
比如：“謝謝您的建議，我會認真考慮”，“好的，我明白您的問題，您看這樣處理可以嗎?”
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